5 dicas para preparar uma reunião mais produtiva

Você já passou por uma reunião empresarial que poderia ter sido um e-mail? Isso acontece quando a reunião não é pensada em seus detalhes, fazendo com que fique uma impressão de “perda de tempo” para os colaboradores. Confira algumas dicas para que esse tipo de situação não aconteça e tenha uma reunião produtiva e eficaz.

Programe-se com antecedência

Pode parecer óbvio, mas uma das principais razões da falta de produtividade no momento de uma reunião empresarial é a falta de preparo. Estabeleça dia, horário, local e comunique os participantes com antecedência, para que os mesmos possam preparar-se para a reunião. Além disso, também é preciso comunicar a pauta da reunião, para que fique claro para todos os participantes quais serão os tópicos tratados na conversa. Afinal, ninguém gosta de ser pego de surpresa ou sentir-se despreparado.

Organize uma pauta objetiva e com tempo de duração

A pauta da reunião deve ser estabelecida de maneira objetiva, com tópicos que esclareçam o motivo da reunião e os principais pontos a serem debatidos. Cada tópico deve responder a um tempo limite, determinado a fim de evitar que a reunião da equipe se alongue e perca o foco.

Tenha um mediador

O mediador é o responsável por conduzir a reunião, definindo e introduzindo tópicos, dando espaço de fala aos participantes e promovendo a discussão para que as soluções sejam encontradas pois, no fim das contas, uma conversa por si só não leva a nada se decisões e propostas não forem levantadas.

Registre tudo

De nada adianta realizar uma reunião, definir soluções e não manter registro. Após a reunião, relate os principais tópicos trabalhados e quais decisões foram tomadas, para que o assunto da reunião continue pertinente e seja tratado como prioridade, se preciso. Registre e, de preferência, envie aos participantes por e-mail.

Gostou das dicas? Aproveite suas reuniões muito mais produtivas!