Ordem de Compra: Saiba Como Funciona no Dia a Dia + Modelo Gratuito

A gestão das transações comerciais é essencial para o sucesso de qualquer empresa.

Os modelos de ordem de compra emergem como ferramentas essenciais, detalhando informações cruciais para a realização de compras com precisão e transparência.

Neste artigo vamos abordar como funciona o processo de compras dentro de uma empresa e quais os itens importantes que se deve ter um uma ordem de compra.

Para iniciar o texto, vamos entregar o modelo de ordem de compra para você utilizar no seu negócio.

O Que Uma Ordem de Compra Deve Ter?

Ordem de compra ou ordens de compra, (chamado também de pedido de compra), é um documento comercial utilizado para formalização por escrito da intenção de uma empresa em comprar produtos ou serviços de um fornecedor específico.

Uma ordem de compra é um documento essencial no processo de aquisição de produtos ou serviços para uma empresa.

Uma ordem de compra completa deve conter informações como o nome do fornecedor, descrição detalhada dos produtos ou serviços, quantidades, valores unitários, condições de pagamento, prazo de entrega e outras cláusulas relevantes.

A inclusão destes dados garante transparência e evita mal-entendidos entre comprador e fornecedor.

Nome do Fornecedor: Identificar o fornecedor é o primeiro passo para estabelecer uma comunicação eficaz e evitar equívocos. O nome do fornecedor deve ser preciso e corresponder aos registros comerciais.

Descrição Detalhada dos Produtos ou Serviços: é crucial para garantir que tanto o comprador quanto o fornecedor tenham uma compreensão clara do que está sendo adquirido. Inclua especificações técnicas, modelos, tamanhos, cores ou qualquer outra característica relevante.

Quantidades: exatas de produtos ou dos serviços é essencial para evitar erros. Isso fornece a base para o fornecedor preparar e entregar a quantidade correta.

Valores Unitários: Incluir os valores unitários dos produtos ou serviços permite uma clara definição dos custos de cada item. Essa informação é importante para calcular os orçamentos.

Condições de Pagamento: Detalhar as condições de pagamento é vital para evitar mal-entendidos. Especifique se o pagamento será à vista, parcelado, as formas de pagamento aceitas e quaisquer descontos ou acréscimos aplicáveis.

Prazo de Entrega: Estabelecer um prazo de entrega é fundamental para garantir que as expectativas de ambas as partes sejam atendidas. Inclua datas para a entrega dos produtos ou a conclusão dos serviços.

A ordem de compra é considerada um documento legalmente vinculativo, o que significa que ambas as partes, o comprador e o fornecedor, estão obrigadas a cumprir os termos e condições estabelecidos nela.

Isso oferece uma camada de proteção legal em caso de disputas ou problemas relacionados à compra, pois há um registro claro dos acordos.

Além de formalizar a transação, o pedido de compra também desempenha um papel fundamental como um registro organizado de todas as informações dentro do departamento de Compras.

Essa prática não apenas auxilia na análise do desempenho das aquisições, mas também é crucial para facilitar futuras auditorias.

Modelos de Ordem de Compra

Os modelos de ordem de compra são documentos que detalham as informações essenciais para a realização de uma compra comercial.

Existem modelos disponíveis em diferentes formatos, como Word e Excel, proporcionando flexibilidade na escolha da ferramenta de trabalho mais adequada às necessidades da empresa.

Ao utilizar um modelo de ordem de compra, a empresa pode economizar tempo, garantir precisão nas informações e evitar erros comuns no processo de aquisição.

Confira o modelo que a Aethos disponibilizou para o seu negócio

O Modelo de Ordem de Compra da Aethos destaca-se por sua estrutura clara e abrangente. Desde informações detalhadas sobre o fornecedor até uma área dedicada aos pedidos, este modelo oferece uma abordagem completa para registrar todas as nuances de uma transação.

Ao adotar esse modelo, sua empresa pode se beneficiar de uma formalização consistente de compras, contribuindo para a transparência nas transações e evitando mal-entendidos entre compradores e fornecedores.

Baixe o modelo gratuito

Exemplos de Ordem de Compra

Nesses exemplos podemos identificar como é o modelo de ordens de compra ideal. Ele é fornecido pelo Sistema Aethos.

Os dois exemplos abaixo referem-se a uma ordem de compra para distribuidora e prestadores de serviços.

Porque Utilizar Uma Ordem de Compra?

A utilização de uma ordem de compra traz inúmeros benefícios para as empresas.

Além de formalizar a transação, ela auxilia na organização do processo de compras, facilita o controle financeiro e melhora a relação mais com os fornecedores.

A adoção de ordens de compra traz benefícios significativos, indo além da formalização da transação.

No setor financeiro, facilita o controle dos gastos, proporcionando entendimento e prevenindo despesas não autorizadas. Além disso, contribui para auditorias eficientes, fortalecendo a conformidade fiscal.

Qual é a Diferença Entre Requisição, Pedido e Ordem de Compra?

Dentro de uma empresa, a gestão de compras é a área crucial para o sucesso financeiro do negócio.

E nesse contexto, a compreensão das diferenças entre requisição, pedido e ordem de compra assume um papel fundamental para garantir a eficiência, o controle e a legalidade das aquisições.

• Requisição de Compra:
• Um documento interno que inicia o processo de aquisição.
• Detalhes básicos sobre os itens e quantidades.
• Aprovação interna necessária antes de seguir em frente.
• Pedido de Compra:
• Enviado para um ou mais fornecedores, buscando a melhor oferta.
• Detalhes mais específicos sobre os produtos/serviços, prazos e pagamento.
• Base para a escolha do fornecedor ideal.
• Ordem de Compra:
• O documento oficial e legal que formaliza a compra.
• Detalhes completos da transação, incluindo preços, prazos e condições.
• Gera compromisso legal para ambas as partes.

Como fazer um pedido de compra?

A elaboração de um pedido de compra eficiente envolve alguns passos fundamentais. 

Primeiramente, saiba qual o item ou serviço desejado, especificando quantidade, qualidade, prazo de entrega e demais detalhes relevantes.

Em seguida, utilize o modelo de ordem de compra adequado, preenchendo todas as informações necessárias de forma clara e precisa. 

Como é o Processo e o Fluxo de Compras Dentro da Empresa

Acompanhe como um processo de comprar deve funcionar dentro de uma empresa.

Claro que dependendo do tamanho da empresa e do modelo de negócio, esse processo pode mudar, mas a lógica é a mesma, solicitação e aprovação.

• Requisição de Compra: o departamento informa a necessidade de compra.
• Aprovação: a requisição é analisada e aprovada por superiores ou departamento de compras.
• Pedido de Compra: o departamento de compras envia o pedido para cotação dos fornecedores.
• Orçamento: os fornecedores enviam o orçamento ao departamento de compras.
• Seleção do Fornecedor: análise dos orçamentos e escolha do fornecedor.
• Emissão da Ordem de Compra: o departamento de compras emite a ordem de compra para o fornecedor.
• Entrega e Pagamento: o fornecedor entrega os produtos/serviços e recebe o pagamento.

Quando começar a usar a ordem de compra?

O uso da ordem de compra deve começar desde os primeiros passos da empresa, quando as transações comerciais se tornam regulares.

Mesmo para negócios de menor porte, implementar a ordem de compra desde o início é fundamental. Isso formaliza as transações, organiza processos internos e estabelece a base para um controle financeiro mais preciso.

Começar cedo com a ordem de compra cria uma cultura organizacional de transparência, precisão e compromisso, promovendo relações comerciais sólidas desde o início e preparando a empresa para um crescimento sustentável.

Quem deve fazer o pedido e a ordem de compra?

A responsabilidade de fazer o pedido de compra geralmente recai sobre o setor de compras da empresa.

Esse departamento, ao colaborar estreitamente com outros setores, assegura que as necessidades de cada área sejam atendidas de forma eficaz e alinhada aos objetivos estratégicos da organização.

Em empresas de menor porte, onde a estrutura organizacional pode ser mais enxuta, a dinâmica em torno da responsabilidade de fazer o pedido de compra pode ser diferente.

Nesses casos, é comum que um colaborador ou gestor assuma múltiplos papéis, incluindo o gerenciamento de compras.

No entanto, independentemente do tamanho da empresa, a comunicação entre os setores permanece crucial.

Mesmo sem um departamento de compras formal, a colaboração eficiente com as áreas que demandam os produtos ou serviços é essencial para garantir que as necessidades específicas de cada setor sejam compreendidas e que as decisões de compra estejam alinhadas com os objetivos estratégicos da organização.

Boas Práticas para o Processo de Compras

O processo de compras é uma parte vital da operação de qualquer empresa, e adotar boas práticas pode fazer toda a diferença para garantir eficiência e conformidade.

Vamos explorar algumas dessas práticas:

Formalize a compra por e-mail

Formalizar a compra por e-mail oferece várias vantagens.

Primeiramente, fornece um registro documentado da transação, o que pode ser útil para auditorias ou disputas futuras.

Além disso, o e-mail cria uma trilha de comunicação clara, facilitando o acompanhamento do progresso da transação.

No entanto, uma desvantagem é que os e-mails podem se perder ou serem mal interpretados, então é importante garantir que todas as informações relevantes sejam incluídas e que a comunicação seja clara e concisa.

A ordem de compra tem data de validade?

A inclusão de uma data de validade nas ordens de compra é uma prática comum e benéfica tanto para a empresa compradora quanto para o fornecedor.

Essa medida visa assegurar que as condições sejam respeitadas e que ambas as partes estejam alinhadas aos termos do contrato.

Para a empresa compradora, a data de validade protege contra possíveis variações nos preços e assegura que os produtos ou serviços sejam adquiridos nas condições inicialmente negociadas.

Isso proporciona estabilidade financeira e evita surpresas desagradáveis no momento da transação.

Já para o fornecedor, a presença da data de validade confere clareza quanto ao tempo em que as condições contratuais estão vigentes.

Isso permite uma gestão mais precisa de seus compromissos comerciais, auxiliando na organização interna e evitando conflitos relacionados a mudanças não previstas nos termos originais.

Ordem de compra rejeitada

Uma ordem de compra pode ser rejeitada por vários motivos, como preços divergentes, produtos indisponíveis ou condições de pagamento inadequadas.

A vantagem de uma ordem de compra rejeitada é que fornece feedback sobre possíveis problemas no processo de compra, permitindo que sejam corrigidos.

No entanto, a desvantagem é que pode causar atrasos e exigir retrabalho para emitir uma nova ordem de compra.

Tenha uma política de compras

Ter uma política de compras bem definida oferece várias vantagens.

Ela ajuda a padronizar o processo de compra, garantindo consistência e conformidade com as diretrizes da empresa.

Além disso, uma política de compras pode ajudar a reduzir o risco de fraudes e má conduta.

No entanto, uma desvantagem é que uma política muito rígida pode limitar a flexibilidade e a capacidade de resposta a mudanças no mercado.

Crie um fluxo

Criar um fluxo de trabalho claro e eficiente para o processo de compras oferece várias vantagens.

Ele ajuda a garantir que todas as etapas sejam seguidas corretamente, reduzindo o risco de erros ou atrasos.

Além disso, um fluxo bem definido pode melhorar a eficiência e a produtividade, permitindo que as compras sejam concluídas de forma mais rápida e eficaz.

No entanto, uma desvantagem é que um fluxo muito rígido pode ser difícil de adaptar a mudanças nas necessidades da empresa.

Automatize tarefas

Automatizar tarefas repetitivas no processo de compras oferece várias vantagens.

Primeiramente, ajuda a economizar tempo e recursos, liberando a equipe para se concentrar em tarefas mais estratégicas.

Além disso, a automação pode reduzir o risco de erros humanos e aumentar a precisão e consistência das operações.

No entanto, uma desvantagem é que a implementação de sistemas de automação pode exigir um investimento inicial significativo em termos de tempo e dinheiro.

A melhor opção para você automatizar tarefas e processos de compras, é utilizando um ERP.

Vamos falar mais sobre isso no próximo tópico.

Utilize Um Sistema para Controlar Seus Pedidos

A implementação de um sistema de gestão de compras, como o ERP, tornou-se praticamente obrigatória para empresas que buscam otimizar o controle de pedidos e melhorar suas operações.

O ERP não apenas facilita o monitoramento e a geração de relatórios, mas desempenha um papel crucial no gerenciamento eficiente do estoque, abrangendo tanto matéria-prima quanto produtos acabados, além de fornecer uma função personalizada de acordo com as necessidades do seu negócio.

Com o sistema Aethos, sua empresa se beneficia de diversas funcionalidades essenciais para a gestão de compras:

• Gerenciador de Estoque Mínimo: Mantenha o controle sobre o estoque mínimo de cada item, garantindo que sua empresa nunca fique sem os produtos necessários.
• Cotação Online: Agilize o processo de cotação com fornecedores através de uma plataforma online integrada ao sistema, facilitando a comparação de preços e condições.
• Cálculo da Necessidade de Compra: O sistema calcula automaticamente a necessidade de compra com base no estoque atual, demanda prevista e lead time dos fornecedores, garantindo que sua empresa nunca faça pedidos em excesso ou tenha falta de produtos.
• Gestão de Fornecedores: Mantenha um registro completo de todos os seus fornecedores, incluindo informações de contato, histórico de compras e avaliações de desempenho, para garantir parcerias eficientes e confiáveis.
• Relatórios de Compras: Acesse relatórios detalhados sobre todas as transações de compra realizadas pela empresa, permitindo análises precisas de desempenho e identificação de áreas de melhoria.
• Custo e Preço: Registre e acompanhe os custos e preços de todos os produtos adquiridos, garantindo uma gestão financeira precisa e eficiente.
• Histórico de Preços: Mantenha um histórico completo dos preços de compra de cada produto ao longo do tempo, facilitando a negociação com fornecedores e a tomada de decisões estratégicas.

Com todas essas funcionalidades integradas em um único sistema, a Aethos Sistemas oferece uma solução completa para aumentar a produtividade e eficiência da sua empresa.

Entre em contato conosco hoje mesmo e descubra como podemos ajudar a impulsionar o sucesso do seu negócio.

Conclusão

A adoção de modelos de ordem de compra é uma prática essencial para empresas que buscam eficiência e transparência em seus processos de compras.

Ao seguir os passos adequados, utilizar modelos padronizados e contar com sistemas de apoio, as organizações podem garantir uma gestão de compras eficaz, promovendo relações comerciais saudáveis e sustentáveis.

Lembre-se sempre de personalizar os modelos de acordo com as necessidades específicas de sua empresa, garantindo assim um processo de compras alinhado aos objetivos estratégicos e operacionais.