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Sistema ERP: Qual a Melhor Solução Para Você E Como Contratar

Sistema ERP: Qual a Melhor Solução Para Você E Como Contratar

Gestão

O que é ERP? ERP significa Planejamento de Recursos Empresariais. É um software de gestão que integra as informações e automatiza os processos de todas as áreas da empresa.
Ele funciona como um banco de dados central para toda a empresa, armazenando informações de todas as áreas. Isso permite que os usuários acessem dados em tempo real e obtenham uma visão holística do negócio

O avanço tecnológico tem sido uma das principais alavancas para o crescimento e aprimoramento das empresas nos últimos anos.

Nesse contexto, o sistema ERP (Enterprise Resource Planning) surge como uma ferramenta indispensável para a integração e otimização dos processos empresariais.

Neste artigo, exploraremos em detalhes o que é o sistema ERP, sua origem e evolução, bem como as vantagens que oferece para as empresas que o adotam.

Além disso, abordaremos os módulos essenciais presentes em um sistema ERP e o processo de implantação, destacando os passos necessários para que a adoção seja bem-sucedida.

Para completar, discutiremos as diferenças entre o ERP Cloud e o ERP Local, permitindo aos leitores compreenderem qual modelo se adequa melhor às suas necessidades e realidade empresarial.

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O Que é ERP e para Que Serve?

ERP significa Enterprise Resource Planning ou Sistema de Gestão Empresarial é um sistema de gestão, muito utilizado para gerenciar e planejar as ações da empresa.

Dentro do Sistema ERP, o empreendedor consegue controlar os dados do seu negócio, desde o Financeiro ao Ponto Eletrônico de seus colaboradores.

Para que possamos entender a amplitude de tudo o que acontece dentro de uma empresa, precisamos centralizar informações e analisá-las, e esse é o trabalho do Sistema ERP.

Além disso, o software ERP automatiza tarefas, facilitando muito o trabalho e permitindo com que você foque em assuntos mais importantes.

O ERP fará, por exemplo, o preenchimento automático de notas fiscais, o balanceamento do fluxo de caixa conforme as suas vendas e o cálculo de comissão para vendedores, entre outros.

Os Sistemas ERP são populares por conta de suas funcionalidades, capazes de potencializar os resultados de uma empresa, como, por exemplo, o controle de estoque, gestão de vendas, controle financeiro e gestão comercial.

Além de existirem softwares ERP específicos para empresas de diferentes segmentos, como indústrias, distribuidoras, transportadoras, sistemas para restaurantes, varejo, e diversos tipos de negócios.

Qual o Principal Objetivo de Um Sistema ERP?

O principal propósito de um sistema ERP é consolidar todas as operações e informações de uma empresa em um único sistema integrado.

Ao funcionar como um centro de armazenamento de dados centralizado, o ERP facilita o acesso rápido e preciso às informações relevantes de todas as áreas da empresa.

Isso proporciona aos usuários uma visão abrangente e em tempo real do desempenho e das operações do negócio, permitindo uma tomada de decisão mais informada e eficiente.

Em essência, o ERP visa aprimorar a eficiência operacional, melhorar a colaboração entre departamentos e promover uma gestão mais estratégica e holística do empreendimento.

Como Surgiu o Sistema ERP?

A história dos sistemas ERP está ligada às transformações ocorridas na indústria ao longo do tempo.

Seu início remete à segunda década do século XX, quando Ford Whitman Harris criou o EOQ (Economic Order Quantity - Quantidade de ordem econômica), um sistema em papel que delineou as grandes operações industriais da época.

Esse modelo evoluiu e ganhou importância após a Segunda Guerra Mundial, quando a demanda por bens de consumo aumentou, e a terceira revolução industrial se desenhava.

Nas décadas de 60 e 70, no auge da automação e aceleração da computação, a indústria demandava um maior controle e feedbacks.

Foi nesse cenário que nasceu o Material Requirement Planning (MRP), uma especialização inteligente do EOQ, que não só planejava os materiais, mas também avaliava a carga de trabalho, a mão de obra e os impactos do lead time operacional.

Após isso, o MRP II foi o próximo passo, ampliando a abrangência do MRP ao incluir áreas como compras, recebimento, produção e arquitetura de software.

Essa amplitude permitiu ao MRP II ser considerado, informalmente, como o primeiro software de gestão empresarial devido à sua capacidade de gerenciamento e controle operacional.

Com o avanço das redes de computadores e da arquitetura computacional na década de 90, os softwares de gestão evoluíram para se tornarem um diferencial nas grandes corporações.

O termo ERP foi criado por Gartner Group, reconhecendo a capacidade de interligar sistemas de diversas áreas (RH, Financeiro, Vendas, Logística, etc.) para controlar transversalmente toda uma empresa de forma assertiva.

Desde então, os ERPs passaram por um contínuo processo de crescimento, evolução e aperfeiçoamento.

Hoje, esses sistemas são verdadeiras ferramentas gerenciais de alta performance, adaptáveis às necessidades de cada negócio e especializadas por segmento.

Com operações em nuvem, opções de ERP gratuitos e open source, além de plataformas que englobam funções além do próprio ERP, essa tecnologia se consolidou como um pilar essencial na gestão empresarial moderna.

Quais São as Vantagens do Sistema ERP?

O sistema ERP oferece inúmeras vantagens para as empresas que o adotam. A principal delas é a integração de todas as áreas e departamentos da organização em uma única plataforma. Isso significa que informações importantes são compartilhadas entre todos os setores, eliminando redundâncias e melhorando a comunicação interna.

Outras vantagens incluem:

  • Eficiência operacional: Com o ERP, é possível automatizar tarefas e processos, reduzindo a necessidade de trabalho manual e aumentando a produtividade geral da empresa.
  • Tomada de decisões mais informada: O sistema ERP fornece informações em tempo real sobre o desempenho da empresa, permitindo que os gestores tomem decisões mais bem embasadas.
  • Redução de custos: Ao otimizar os processos e evitar retrabalhos, o ERP contribui para a redução de custos operacionais.
  • Gestão de estoque aprimorada: Com módulos dedicados à gestão de estoque, o ERP ajuda a manter níveis adequados de inventário, evitando excessos ou falta de produtos.
  • Controle de matéria-prima: Com o controle de matéria-prima, sua gestão não irá se preocupar com falta de materiais ou sobra. Além do controle por lote e validade.

  • Melhoria no atendimento ao cliente: Com informações centralizadas, o ERP agiliza o atendimento ao cliente e possibilita um suporte mais eficiente.

Como Escolher Um Sistema para Empresa?

Para escolher o ERP que melhor vai atender a sua empresa, é preciso pesquisar.

Uma dica é estar de olho nos comentários de funcionários e clientes dessas empresas, no Google e no Reclame Aqui, por exemplo.

Uma empresa com muitas reclamações, principalmente se forem recentes, deve ser evitada. Procure conversar com os consultores de empresas com boa reputação.

Além disso, elenca todas as funcionalidades que você precisa dentro do sistema.

Faça o seguinte exercício: Pegue uma caneta e papel e escreva todos os recursos que você deseja, mesmo que você tenha dúvidas de que ele exista.

Com esses detalhes em mãos, você poderá conversar com um consultor e observar quais empresas atendem às suas necessidades ou não.

Alguns sistemas ainda possuem a opção do desenvolvimento de um ERP personalizado para o seu modelo de negócio, fazendo com que todas essas necessidades sejam atendidas.

Esse é o caso da Aethos Sistemas.

Tipos de Sistema ERP

A escolha do tipo de sistema ERP adequado para uma empresa é uma decisão crucial. Por isso, abordaremos a seguir os principais: On Premise, Cloud e Híbrido.

ERP On Premise

O ERP On Premise é a versão mais tradicional desse tipo de software.

Nesse modelo, a empresa adquire e instala o software em seus servidores locais. Isso oferece controle total sobre o sistema, permitindo personalizações específicas e armazenamento de dados interno. 

No entanto, essa abordagem envolve custos significativos de aquisição, infraestrutura de TI, manutenção e atualizações constantes.

ERP Cloud

Os sistemas ERP na nuvem, ou ERP Cloud, estão se tornando cada vez mais populares devido à sua flexibilidade e acessibilidade.

Nesse modelo, o software e os dados são hospedados em servidores externos e acessados pela internet. 

Isso elimina a necessidade de investimentos em infraestrutura de TI e permite que as empresas paguem por uso, geralmente em forma de assinatura.

A implantação é mais rápida e as atualizações são gerenciadas pelo provedor do serviço.

ERP Híbrido

O ERP Híbrido é uma combinação dos modelos On Premise e Cloud.

Nesse cenário, algumas funções críticas podem ser mantidas internamente, enquanto outras são gerenciadas na nuvem. 

Essa abordagem é adotada por empresas que desejam manter o controle sobre determinados processos, mas também desfrutar da flexibilidade e economia da nuvem em outras áreas.

Portanto, a escolha entre ERP On Premise, Cloud e Híbrido depende das necessidades e recursos específicos de cada empresa.

Empresas que buscam flexibilidade, agilidade e custos mais baixos podem se inclinar para a nuvem, enquanto aquelas com requisitos de segurança mais rígidos e recursos de TI robustos podem optar pelo On Premise.

O ERP Híbrido oferece uma solução de compromisso para equilibrar personalização e economia. Independentemente da escolha, um sistema ERP bem implementado pode aumentar a eficiência e a competitividade de uma empresa.

ERP personalizado

A personalização de um sistema ERP oferece vantagens significativas para as empresas. Alguns dos principais benefícios incluem:

  • Atendimento às Necessidades Específicas da Empresa: Um ERP personalizado é projetado sob medida para atender às necessidades exclusivas de uma empresa, adaptando-se aos seus processos e requisitos específicos. Isso elimina a necessidade de fazer concessões ou ajustar operações para se adequarem a um sistema genérico.

  • Integração Perfeita: Um ERP personalizado pode ser integrado perfeitamente com outros sistemas e ferramentas já em uso pela empresa, eliminando a necessidade de entrada manual de dados em sistemas separados.

  • Análise de Dados Avançada: Os sistemas de ERP personalizados geralmente oferecem recursos avançados de análise de dados, permitindo que as empresas coletem, analisem e relatem informações de forma mais eficaz. Isso possibilita tomar decisões mais informadas e identificar tendências.

  • Manutenção e Suporte Mais Eficientes: A manutenção e o suporte de um ERP personalizado são mais direcionados e eficazes. Atualizações e correções podem ser personalizadas para atender às necessidades específicas da empresa, reduzindo o tempo de inatividade.

  • Economia a Longo Prazo: Embora o desenvolvimento de um ERP personalizado possa envolver custos iniciais mais altos, a eficiência aprimorada e a automação de processos podem levar a economias significativas a longo prazo, economizando tempo e recursos.

ERP Gratuito Funciona?

A princípio, um ERP gratuito parece uma ótima opção para controlar a gestão da sua empresa e, ainda, não gastar nada com isso.

Porém, os softwares ERP gratuitos possuem um alcance limitado, impossibilitado de abranger todas as necessidades da sua empresa.

Um ERP grátis oferece funcionalidades básicas, que até podem atender a sua empresa em um primeiro momento, mas que se tornarão uma dor de cabeça à longo prazo.

Por ser um sistema ERP gratuito, você não possui suporte técnico para possíveis dúvidas ou dificuldades, gerando mais confusão se algum problema acontecer em algum de seus processos.

O ideal é conversar com uma empresa séria com compromisso para com o seu negócio, garantindo serviço de suporte, melhorias e que esteja em contato com você.

Portanto, o ERP gratuito pode ser uma boa ideia para entender como um ERP funciona, mas não para confiar os dados importantes para sua empresa.

Quais Módulos São Importantes Em Um Sistema ERP?

O sistema ERP é composto por diversos módulos que atendem às diferentes áreas da empresa. Alguns dos principais módulos incluem:

  • Finanças e Contabilidade: Responsável por gerenciar as transações financeiras, fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, além de produzir relatórios financeiros.
  • Recursos Humanos: Gerencia informações sobre os colaboradores, folha de pagamento, recrutamento e seleção, treinamentos e avaliações de desempenho.
  • Gestão de Estoques: Controla o estoque de produtos da empresa, rastreando entradas e saídas, evitando rupturas e garantindo um melhor planejamento de compras.
  • Vendas e CRM: Cuida das atividades de vendas, desde a prospecção de clientes até o fechamento de negócios, além de fornecer ferramentas de Customer Relationship Management (CRM) para a gestão do relacionamento com os clientes.
  • Compras: Gerencia o processo de compras, desde a cotação de preços até o recebimento dos produtos.

A Importância de Integrar o ERP Com Outras Ferramentas

A integração do Sistema ERP com outras ferramentas é fundamental para otimizar as operações empresariais. Isso ocorre por várias razões:

  • Melhor Eficiência Operacional: Quando o ERP é integrado com outras ferramentas, os departamentos da empresa podem compartilhar informações de forma mais eficiente. Por exemplo, a integração com um sistema de CRM permite que as equipes de vendas acessem dados atualizados sobre os clientes, melhorando o atendimento ao cliente e as vendas.
  • Tomada de Decisão Informada: A integração com ferramentas de análise de dados fornece informações em tempo real, permitindo que os gestores tomem decisões estratégicas com base em dados precisos.
    Isso é particularmente valioso em ambientes de negócios em constante mudança.
  • Visibilidade e Rastreabilidade Aprimoradas: A integração com sistemas de rastreamento de ativos, gerenciamento de inventário e rastreamento de produção oferece uma visão abrangente das operações.
    Isso ajuda a otimizar recursos e melhorar o planejamento da produção.
  • Apoio à Inovação e Crescimento: A integração com sistemas de comércio eletrônico, aplicativos móveis e outras tecnologias inovadoras facilita a adaptação rápida às mudanças de mercado e a expansão para novos públicos.
  • Redução de Custos e Aumento da Competitividade: A integração reduz custos operacionais, melhora a precisão e eficiência, tornando a empresa mais competitiva.
    Isso elimina processos manuais e retrabalho, direcionando recursos para atividades de maior valor agregado.

Como Implementar Um Sistema ERP Em Uma Empresa?

A implantação de um sistema ERP é um processo complexo e requer planejamento cuidadoso. Geralmente, ocorre em etapas e envolve os seguintes passos:

  • Avalie as Necessidades da Empresa: Antes de começar a procurar por um ERP, faça uma análise detalhada das necessidades da sua empresa.
    Identifique áreas que precisam de melhorias e os recursos específicos que você espera encontrar no sistema ERP.
  • Pesquisa de Mercado: Faça uma pesquisa abrangente no mercado para identificar os diferentes fornecedores de ERP e suas soluções disponíveis.
    Considere fatores como funcionalidades oferecidas, escalabilidade, custo, suporte técnico e reputação da empresa.
  • Solicite Propostas e Demonstrações: Após identificar alguns fornecedores promissores, solicite propostas detalhadas e agende demonstrações das soluções de ERP.
    Isso permitirá que você avalie melhor como cada sistema atende às suas necessidades específicas.
  • Avaliação de Custos: Analise cuidadosamente os custos associados à implementação e manutenção do sistema ERP.
    Leve em consideração não apenas o custo inicial de licenciamento e implementação, mas também os custos contínuos, como suporte técnico, atualizações e treinamento da equipe.
  • Avaliação da Experiência do Fornecedor: Verifique a experiência e a reputação do fornecedor de ERP.
    Pesquise avaliações de clientes, estude casos de sucesso e avalie a estabilidade financeira e a longevidade da empresa no mercado.
  • Avaliação da Adequação do ERP: Certifique-se de que o ERP selecionado seja adequado ao tamanho e ao setor da sua empresa.
    Considere se o sistema oferece os recursos necessários para lidar com os processos específicos do seu negócio e se é escalável para acompanhar o crescimento futuro da empresa.
  • Negociação de Contrato: Após escolher o fornecedor e a solução de ERP, negocie os termos do contrato.
    Certifique-se de entender completamente os termos de licenciamento, suporte técnico, atualizações, prazos de implementação e custos adicionais.
  • Implementação Planejada: Trabalhe em estreita colaboração com o fornecedor de ERP para planejar e executar a implementação do sistema.
    Defina metas claras, estabeleça um cronograma realista e assegure-se de que a equipe esteja devidamente treinada para utilizar o novo sistema.
  • Suporte Contínuo: Após a implementação, certifique-se de que haja um suporte técnico adequado disponível para resolver quaisquer problemas ou dúvidas que possam surgir.
    Mantenha uma linha aberta de comunicação com o fornecedor do ERP para garantir uma colaboração contínua.
  • Avaliação Pós-Implementação: Após a implementação do ERP, avalie regularmente o desempenho do sistema e solicite feedback da equipe.
    Faça ajustes conforme necessário para garantir que o sistema continue a atender às necessidades da empresa.

Qual é o Melhor Momento para Implantar Um Sistema de Gestão?

Agora! Existem diversos tipos de ERP para cada modelo de negócio, para empresas que estão iniciando até aquelas que já possuem um grande porte.

Várias marcas estão disponíveis no mercado, mas em geral, existem dois tipos de ERP: o ERP online e ERP software.

O ERP web funciona com todos os seus arquivos na nuvem; você precisará de acesso à internet para acessar o sistema.

Enquanto, o ERP software é instalado no seu computador, sem depender do acesso à web. Como, no Brasil, a conexão à internet ainda é instável, depender de um sistema 100% online pode ser uma desvantagem.

O Sistema integrado ERP é aquele que incorpora todas as necessidades da empresa no mesmo ERP.

Um exemplo são os sistemas móveis, muito utilizados por vendedores e representantes comerciais, ou ainda, utilizado por restaurantes e lanchonetes para a realização de pedidos no sistema Frente de Caixa.

Um e-commerce, por exemplo, trabalha com transportadoras e Correios, Mercado Livre, precisa realizar consultas no Serasa e ainda gerenciar seu estoque com muito cuidado.

Tudo isso pode ser permitido dentro de um único sistema integrado ERP.

ERP para Diferentes Portes de Empresas

A escolha de um sistema ERP deve levar em consideração as necessidades e características específicas de cada porte de empresa. Aqui estão considerações importantes para pequenas, médias e grandes empresas:

Para Pequenas Empresas:

Pequenas empresas frequentemente operam com recursos limitados, o que influencia a escolha de um sistema ERP. Alguns fatores a serem considerados incluem:

  • Custo Acessível: Um ERP para pequenas empresas deve ser acessível em termos de custos iniciais e despesas de manutenção. Muitas vezes, as pequenas empresas optam por soluções baseadas na nuvem devido à sua natureza econômica.
  • Facilidade de Implementação: A simplicidade e a rapidez de implementação são essenciais para evitar interrupções nos negócios. Soluções SaaS (Software as a Service) são geralmente preferidas.
  • Escalabilidade: O ERP deve ser capaz de crescer à medida que a empresa se expande. Isso evita a necessidade de migração para um sistema mais robusto no futuro.

Para Médias Empresas:

As médias empresas têm requisitos mais complexos em comparação com as pequenas. Suas considerações incluem:

  • Customização Moderada: Um sistema ERP deve ser suficientemente flexível para acomodar processos específicos, mas com menos personalização do que um ERP personalizado. Isso ajuda a equilibrar a personalização com os custos.
  • Escalabilidade: Assim como as pequenas empresas, as médias empresas precisam de uma solução escalável, mas com maior capacidade de crescimento para acomodar um aumento substancial nas operações.
  • Integração: A capacidade de integração com sistemas existentes é vital para garantir a coesão das operações.

Para Grandes Empresas:

Grandes empresas enfrentam desafios complexos devido ao tamanho e escopo de suas operações. Suas considerações incluem:

  • Personalização Avançada: Grandes empresas frequentemente têm requisitos altamente específicos.
    Portanto, um ERP personalizado pode ser uma escolha viável para atender a essas necessidades exclusivas.
  • Integração Empresarial: A integração completa com sistemas de terceiros e outras filiais é fundamental para a eficiência e a visibilidade em toda a organização.
  • Segurança de Dados: Devido à sensibilidade dos dados, a segurança é de extrema importância. O ERP deve atender a rigorosos padrões de segurança.
  • Gestão de Complexidade: Grandes empresas geralmente têm operações complexas em várias localizações geográficas.
    Um ERP deve ser capaz de gerenciar essa complexidade.

O Que é ERP Cloud e ERP Local?

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O ERP Cloud e o ERP Local são duas modalidades de implantação do sistema que apresentam diferenças importantes:

ERP Cloud: Nessa modalidade, o software ERP é hospedado na nuvem, ou seja, em servidores externos.

A empresa acessa o sistema por meio da internet, e a responsabilidade pela manutenção e atualização do software fica a cargo do fornecedor do serviço.

O ERP Cloud oferece maior flexibilidade e escalabilidade, permitindo que empresas de diferentes tamanhos e segmentos possam adotar o sistema sem grandes investimentos em infraestrutura.

ERP Local: Já o ERP Local é instalado nos servidores internos da empresa, exigindo uma infraestrutura dedicada para sua operação.

Nesse modelo, a empresa tem maior controle sobre os dados e a segurança, pois o sistema fica armazenado internamente.

No entanto, a implementação e a manutenção do ERP Local demandam investimentos em infraestrutura e equipe técnica.

Ambas as modalidades têm suas vantagens e desvantagens, e a escolha entre ERP Cloud e ERP Local depende das necessidades específicas de cada empresa, do orçamento disponível e da estratégia de TI adotada.

Para Contratar Um Sistema ERP Tópicos Importantes Devem Ser Levados Em Consideração:

A implementação de um sistema ERP representa um passo crucial na jornada de otimização e crescimento da sua empresa.

Para garantir o sucesso dessa iniciativa, é fundamental ponderar diversos aspectos cruciais antes de tomar a decisão final.

  • Funcionalidade: É um sistema completo e de fácil utilização?
  • Atende as necessidades: Possui todas as ferramentas necessárias e é capaz de atender a demanda do meu negócio?
  • Suporte técnico: Possui suporte técnico de fácil contato e com prontidão para solucionar problemas, além de apoio para a utilização do sistema?
  • Apoio: Tem capacidade para continuar atendendo o meu negócio, mesmo que ele aumente?

O ERP Aethos Sistemas

O que diferencia o ERP da Aethos Sistemas de outros ERPs, é que tratamos as funcionalidades do software ERP separadamente, chamando-as de módulos. Assim, nosso Sistema ERP é totalmente personalizado para as necessidades das empresas que atendemos.

De pequenas a grandes empresas, o sistema de gestão se adapta e cresce acompanhando o ritmo do negócio, com uma confiabilidade de mais de 20 anos de mercado.

Perguntas Frequentes Sobre Sistemas ERP

Quando se trata de sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), é comum surgirem dúvidas sobre as diferenças entre produtos específicos, como o SAP, e conceitos relacionados, como CRM.

Além disso, compreender os benefícios de adotar um sistema ERP pode ser fundamental para empresas que buscam melhorar sua eficiência e competitividade.

Neste contexto, exploraremos as diferenças entre o SAP e sistemas ERP, a distinção entre ERP e CRM, e os motivos pelos quais investir em um sistema ERP pode ser vantajoso para uma empresa.

Qual a diferença entre o sistema SAP e ERP?

A diferença fundamental entre o SAP e um sistema ERP é que o SAP é uma empresa que produz e oferece sistemas ERP, enquanto o ERP é um tipo de software utilizado para integração e gestão empresarial.

O SAP é uma das principais fornecedoras de soluções ERP no mercado, oferecendo uma variedade de produtos e serviços para atender às necessidades das empresas em diferentes setores e tamanhos.

Qual a diferença entre o sistema ERP e CRM?

Enquanto o ERP (Enterprise Resource Planning) é um sistema abrangente de gestão empresarial que integra todos os aspectos operacionais de uma empresa, como finanças, produção, estoque e recursos humanos, o CRM (Customer Relationship Management) é um tipo de software focado especificamente na gestão do relacionamento com clientes.

O CRM concentra-se em atividades como vendas, marketing e atendimento ao cliente, visando melhorar a interação e a experiência do cliente.

Por que ter um ERP?

Ter um sistema ERP traz uma série de benefícios para uma empresa.

Ele permite a integração de processos, melhorando a eficiência operacional e facilitando a tomada de decisões.

Além disso, o ERP ajuda a reduzir custos operacionais, melhora a qualidade dos dados da empresa e oferece suporte ao crescimento, proporcionando uma base sólida para a expansão dos negócios.

Em resumo, um ERP é essencial para empresas que desejam otimizar seus processos e alcançar um alto nível de eficiência e competitividade.

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