Nota Fiscal de Entrada: O que é e Como emitir?

A gestão financeira e tributária de uma empresa é uma tarefa complexa e essencial para o seu sucesso. Uma das práticas fundamentais nesse contexto é a emissão de notas fiscais, tanto de entrada quanto de saída.

Neste artigo, vamos explorar a nota fiscal de entrada, o que ela significa, como emitir e por que é importante para a sua empresa. Vamos mergulhar neste universo tributário e desvendar os principais aspectos dessa prática.

O que é Nota Fiscal de Entrada?

A Nota Fiscal de Entrada é um documento fiscal que registra a entrada de mercadorias ou serviços em uma empresa. Ela é utilizada para documentar e comprovar todas as transações comerciais que envolvem a aquisição de produtos, matérias-primas, insumos ou contratação de serviços por parte da empresa. 

Esse documento desempenha um papel crucial na contabilidade e na gestão tributária das empresas, uma vez que é a base para o cálculo de impostos, o controle de estoque e a manutenção da conformidade com a legislação fiscal. 

Qual a Diferença Entre a Nota Fiscal de Entrada e de Saída?

Uma dúvida comum é a diferença entre a nota fiscal de entrada e de saída. Enquanto a nota fiscal de entrada registra o que a empresa recebe, a nota fiscal de saída é emitida quando a empresa vende produtos ou serviços para terceiros.

Veja detalhadamente:

Nota Fiscal de Entrada

• Documenta a entrada de mercadorias ou serviços na empresa.
• Emitida quando a empresa compra produtos, matérias-primas, insumos ou contrata serviços de terceiros.
• Registra a entrada de bens ou serviços no patrimônio da empresa.
• Tem como destinatário a própria empresa, ou seja, é emitida pelo fornecedor ou prestador de serviços para a empresa compradora.
• Serve como base para o cálculo de impostos como o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).
• Tem como objetivo principal controlar as compras e a entrada de produtos ou serviços no estoque da empresa.
  

Nota Fiscal de Saída:

• Documenta a saída de mercadorias ou serviços da empresa.
• Emitida quando a empresa vende produtos ou presta serviços a terceiros, ou seja, clientes.
• Registra a saída de bens ou serviços do patrimônio da empresa.
• Tem como destinatário os clientes ou terceiros que adquiriram os produtos ou serviços.
• Serve como base para o cálculo de impostos como o ICMS e o ISS (Imposto sobre Serviços).
• Tem como objetivo principal controlar as vendas e a saída de produtos ou serviços do estoque da empresa.

Quando se Emite Nota Fiscal de Entrada?

A nota fiscal de entrada deve ser emitida sempre que a empresa realizar uma compra de mercadorias ou contratar serviços. Seja aquisição de matéria-prima, produtos para revenda ou mesmo serviços de terceiros, a nota fiscal de entrada é necessária para garantir a legalidade das transações comerciais.

Confira alguns exemplos:

• Compra de Mercadorias: Quando a empresa adquire produtos que serão utilizados para revenda, fabricação de outros produtos ou consumo interno, é necessário emitir uma nota fiscal de entrada para documentar essa transação.
  
  
• Compra de Matérias-Primas e Insumos: Se a empresa compra matérias-primas ou insumos que serão utilizados na produção de seus produtos, é obrigatório emitir uma nota fiscal de entrada para registrar essa aquisição.
  
  
• Contratação de Serviços: Caso a empresa contrate serviços de terceiros, como serviços de manutenção, consultoria, transporte, entre outros, é necessário emitir uma nota fiscal de entrada para documentar a contratação desses serviços.
  
  
• Devolução de Mercadorias: Se a empresa precisar devolver mercadorias a um fornecedor por algum motivo, como produtos com defeito, a nota fiscal de entrada também deve ser emitida para registrar essa devolução.
  
  
• Transferência de Mercadorias entre Estabelecimentos: Se a empresa possuir mais de um estabelecimento e houver a necessidade de transferir mercadorias ou produtos entre eles, a nota fiscal de entrada é usada para registrar essa transferência.
  
  
• Amostras Gratuitas Recebidas: Quando a empresa recebe amostras gratuitas de produtos, é apropriado emitir uma nota fiscal de entrada para documentar o recebimento dessas amostras, especialmente para fins de controle contábil e fiscal.
  
  
• Importação de Produtos: No caso de empresas que realizam importações de produtos, a nota fiscal de entrada é usada para registrar a entrada desses produtos no território nacional.

Como Emitir Nota Fiscal de Entrada?

A emissão de uma nota fiscal de entrada envolve um conjunto de etapas que variam de acordo com a legislação fiscal do seu país e estado, bem como com o sistema tributário adotado pela sua empresa.

Aqui estão os passos gerais para emitir uma nota fiscal de entrada:

1. Tenha as informações necessárias:

Certifique-se de ter todas as informações necessárias para preencher a nota fiscal, como dados do fornecedor (nome, CNPJ/CPF, endereço), descrição dos produtos ou serviços, quantidades, valores, impostos incidentes, entre outros.

2. Escolha o tipo de nota fiscal:

Verifique se o tipo de nota fiscal que você precisa emitir é apropriado para a operação. Por exemplo, em algumas situações, pode ser uma nota fiscal de entrada simples, uma nota fiscal de entrada de importação, entre outras opções.

3. Utilize um software de gestão financeira ou emissão de notas fiscais:

Geralmente, empresas utilizam sistemas de software especializados em emissão de notas fiscais. Certifique-se de que o sistema utilizado esteja configurado corretamente para emitir notas fiscais de entrada.

4. Preencha os campos obrigatórios:

Complete todos os campos obrigatórios da nota fiscal, incluindo informações como a natureza da operação, CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações), dados do destinatário (sua empresa), dados do remetente (fornecedor), descrição dos produtos ou serviços, valores, tributos, e outras informações necessárias.

5. Calcule os impostos:

Calcule os impostos devidos com base nas informações fornecidas. Isso pode incluir impostos estaduais, federais, como ICMS e IPI, e outros tributos, dependendo da legislação do seu estado e tipo de operação. 

6. Assine digitalmente a nota fiscal:

Muitas vezes, as notas fiscais eletrônicas (NF-e) requerem uma assinatura digital para garantir a autenticidade e a validade do documento. Certifique-se de seguir os procedimentos de assinatura digital exigidos.

7. Emita a nota fiscal:

Após preencher todos os campos e calcular os impostos, emita a nota fiscal eletrônica no sistema. O software de gestão financeira ou emissão de notas fiscais normalmente oferece a opção de gerar o arquivo eletrônico da NF-e.

8. Envie a nota fiscal para o destinatário:

Envie a nota fiscal eletrônica para o destinatário (fornecedor ou prestador de serviços) conforme as normas estabelecidas pela legislação fiscal do seu país. Isso pode incluir o envio do arquivo XML da nota fiscal ou o compartilhamento de um link para download.

9. Guarde a nota fiscal:

Mantenha uma cópia da nota fiscal de entrada em arquivo digital de acordo com as normas legais vigentes. A guarda desses documentos é fundamental para fins de fiscalização e auditoria.

10. Cumpra com as obrigações acessórias:

Esteja ciente das obrigações acessórias, como o envio de informações fiscais aos órgãos competentes. Em muitos países, é necessário enviar as informações da nota fiscal de entrada para a Receita Federal ou órgão equivalente.

Lembre-se de que as informações acima são gerais e podem variar de acordo com a legislação fiscal do seu país e as especificidades do seu negócio. Portanto, é fundamental contar com o apoio de um contador ou especialista em tributação para garantir a conformidade com a legislação e evitar problemas fiscais.

Qual o CFOP de Nota Fiscal de Entrada?

O Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) é um código numérico utilizado na nota fiscal para identificar a natureza da operação.

O CFOP de nota fiscal de entrada varia de acordo com a operação realizada, podendo representar a entrada de mercadorias, aquisição de serviços, entre outras situações.

A escolha correta do CFOP é crucial para evitar problemas fiscais e tributários.

Por Que é Importante Baixar as Notas Fiscais de Entrada?

A baixa das notas fiscais de entrada é um procedimento fundamental para manter a organização fiscal da empresa.

Ela consiste em registrar no sistema que a mercadoria ou serviço registrado na nota fiscal de entrada efetivamente entrou no estoque ou foi utilizado na produção.

Esse processo garante a correta apuração dos impostos e evita problemas com o fisco, como autuações e multas.

Conclusão

A nota fiscal de entrada é um elemento essencial na gestão financeira e tributária de uma empresa. Ela não apenas atesta a legalidade das operações comerciais, mas também permite o correto pagamento de impostos e a manutenção da regularidade fiscal.

Portanto, compreender o que é a nota fiscal de entrada, como emitir e a importância de baixá-la de forma adequada são passos cruciais para o sucesso e a conformidade de qualquer negócio.

Certifique-se sempre de estar em conformidade com a legislação vigente e conte com o apoio de profissionais especializados para garantir a gestão fiscal eficiente de sua empresa.